På SINTEF gjorde vi nylig en studie i en større organisasjon, for å finne svaret på spørsmålet “alle” stiller for tiden. Hva er best av digitale eller fysiske møter?
Overraskende nok fant vi ut at det ikke var noen forskjell. Både ledere og medarbeidere synes at verdien av fysiske og digitale møter er like bra, eller like dårlige. Vi gjorde derimot et annet funn, som var mye mer interessant: Det er at de uplanlagte møtene – møtene som oppstår spontant fordi noen har behov for det, gir størst verdi.
I studien vår svarte 90 prosent av de spurte at det meste av tiden i uplanlagte møter var nyttig. Hele 50 prosent mente at en tredel eller mer av tiden i de planlagte møtene var bortkastet. Når man møtes nesten fire timer daglig i planlagte møter blir det mange bortkastede timer.
Det er de uplanlagte møtene – møtene som oppstår spontant fordi noen har behov for det, som gir størst verdi.
Spørsmålet som alle bør være opptatt av er derfor: Hvordan kan vi redusere antall planlagte møter?
Forskningen vår peker på flere årsaker til problemet med for mange møter: Den første er at det er lettere å si ja til møter – gjerne utenfor kjernetid, siden vi er mer tilgjengelig digitalt.
Når vi i tillegg blir involvert i mange oppgaver samtidig, ser vi at antallet møter øker ytterligere og vi blir fanget i en ond sirkel. Alle disse møtene gjør nemlig at det blir lite sammenhengende tid til å faktisk gjennomføre oppgavene. Du føler deg kanskje produktiv når du hopper fra møte til møte? Sannheten er at du faktisk reduserer produktiviteten, fordi du ikke blir ferdig med oppgaver.
En tredje grunn til at møtekalenderen fylles opp, er når beslutninger og avgjørelser hele tiden må forankres fordi lederen ikke har delegert ansvar. Eller fordi virksomheten har viklet seg inn i en komplisert organisasjonsstruktur, selv om oppgavene er enkle. En enkel organisasjonsstruktur med komplekse oppgaver er langt mer effektivt.
Her er mine råd for en mer effektiv organisasjon med færre og bedre møter:
- Ikke si ja til flere møter bare fordi du er tilgjengelig.
- Kartlegg hvor mye tid du bruker på møter og hvilke typer møter som tar mest tid. Svaret vil trolig overraske deg.
- Sørg for å bli ferdig med én oppgave før du sier ja til enda en. Mange oppgaver i parallell øker antall møter og reduserer effektivitet, fordi du får mindre kontinuerlig tid.
- Eksperimenter med hvilke møter som bør være fysiske, digitale eller hybride.
- Sett sammen grupper og team med tverrfaglig kompetanse og beslutningsmyndighet, slik at de kan løse hele oppgaven med minimalt med møter.
Det er viktig å merke seg at én gruppe skilte seg ut i vår studie. De nyansatte, og spesielt de av dem som er tidlig i yrkeslivet, har stor nytte av de fysiske møtene. Nye ansatte bruker tiden på vei inn og ut av de fysiske møtene til å finne ut av sin rolle, forventninger andre har til dem og til å oppklare viktige spørsmål. Dette går raskere ved fysiske møter, så behold disse møtene hvis organisasjonen nylig har ansatt nye medarbeidere.
For 2022 ønsker jeg deg færre møter og mer tid til konsentrasjon!
Dette innlegget ble først publisert i en noe kortere versjon i E24.
